Come organizzare un congresso in hotel

Come organizzare un congresso in hotel

L’industria del turismo si evolve e si adegua ai tempi, anche il cosiddetto turismo congressuale fatto di viaggi di affari, eventi fieristici di settore, convegni internazionali si evolve e sempre più spesso questa tipologia di viaggi richiede il coinvolgimento di diverse risorse e di un utilizzo più specifico degli hotel che non vengono più prenotati solo per il soggiorno degli invitati, ma anche come location ideali per lo svolgimento dei congressi. Gli hotel che prevedono questo servizio altro non fanno che applicare la logica del day use – affitto di locali per un tempo definito. Città come Torino, Milano e Roma sono méta di turismo congressuale e, per esempio, numerosi sono hotel per gruppi a roma ai quali rivolgersi per poter allestire e organizzare un evento business e per ospitare tutti i partecipanti, spesso con prezzi vantaggiosi e dedicati.

Cosa serve per organizzare un congresso in day use hotel

Nel gergo di settore si chiamano MICE (Meetings, Incetives, Conventions and Exhibitions), vale a dire il sistema di attività che indicano il mondo dei viaggi di affari o business travel. Per organizzare un congresso in hotel occorre predisporre una serie di azioni poiché nulla deve essere lasciato al caso:

  • Scelta e allestimento della sala: in base alla tipologia di evento, occorre scegliere la sala della capienza giusta in base al numero di persone previste. Qualora l’evento non prevede “inviti” è bene calcolare almeno un metro quadro per partecipante e regolare di conseguenza la disposizione delle sedie (né troppo vicine, né troppo distanziate) e corridoi di passaggio per favorire l’accessibilità anche ai disabili.

  • Attrezzature: assicurarsi che l’hotel metta a disposizione degli ospiti alcuni strumenti necessari per lo svolgimento del convegno come penne, blocchi per note, puntatori laser, sistemi di amplificazione audio, supporto video per proiezioni, auricolari per traduzioni simultanee e cabina per traduttore se l’evento è internazionale;

  • Temperatura e illuminazione: è molto importante che l’hotel abbia un sistema di condizionamento che permetta di avere sempre la temperatura ideale. Una temperatura troppo alta causa sonnolenza, così come il ricambio dell’aria è fondamentale. È preferibile che l’illuminazione della sala sia naturale o con un’illuminazione artificiale a led. Se l’evento si svolge in inverno o prevede la proiezione di diapositive è bene sincerarsi che vi siano i sistemi per schermare o oscurare la sala.

  • Servizio di accoglienza e guardaroba: anche se può sembrare marginale, è importante far sentire i partecipanti al congresso a proprio agio con l’allestimento di servizi adeguati come un guardaroba dove riporre giacche, borse o soprabiti che potrebbero essere di intralcio (è meglio se possono approfittare delle stanze dell’hotel in day use per rinfrescarsi o riporre alcuni effetti). Ugualmente importante è lo staff di accoglienza con personale che informi e accompagni gli ospiti all’evento.

  • Up selling: se l’evento si svolge tutta la giornata o in più giorni è bene pensare ad un hotel in grado di offrire ai partecipanti convenzioni per il pranzo o la cena o il pernottamento; se dotata di un’area relax o di una Spa è consigliabile invitare i partecipanti a usufruirne.

  • Banqueting e coffee break: è scientificamente provato che la pausa caffè durante lo svolgimento di un meeting o una riunione di affari influenza positivamente gli affari e l’esito dell’evento. È quindi importante predisporre del personale addetto al rinfresco e alla ristorazione oppure un servizio di fai-da-te con l’impiego di macchine facile da utilizzare e con prodotti di qualità. In inverno è bene predisporre cibi e bevande caloriche ma equilibrate da frutta e insalate, mentre in estate via libera a composizioni con la frutta e bevande analcoliche fredde.

La cura del dettaglio è importante perché può fare la differenza e per essere sicuri di aver soddisfatto il cliente o di poter migliorare la propria offerta è sempre utile predisporre al termine dell’evento dei moduli – da compilare in forma anonima – per raccogliere i feedback dei partecipanti.

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